Это такие документы, которые ты направляешь от имени организации: информационное письмо, письма-вызовы для участников мероприятий, приглашения на мероприятия, характеристики для членов РСМ. Инструкцию, как правильно работать с письмами, ты можешь найти тут.

Пример оформленного письма выглядит так.

Ты можешь создать шаблон официального письма своей местной организации РСМ. Например, прикрепить в верхнем левом углу логотип, сделать водяное нанесение на задний оборот письма или написать наименование организации. Это поможет получателю сразу идентифицировать, от кого пришло письмо.

Для структурирования писем создаются так называемые «Журналы учета входящей и исходящей корреспонденции». Ты можешь создать такой журнал в электронном виде. Вести его нужно только в том случае, если на имя или от имени местной организации РСМ отправляются официальные документы. Этот журнал поможет тебе легко найти нужный документ и информацию о нем в кипе бумаг, которые собираются за годы.

Это документы, которые фиксируют деятельность организации. Официальное закрепление идеи для последующей реализации (какого-то проекта, события или мероприятия) с распределением полномочий, сроками и ответственными. В этот документ входит дата, место проведения, ответственные и т.д. К такому документу обязательно создают приложения: положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов, перечни мероприятий, списки участников, состав комиссий с указанием фамилий, инициалов, должностей, сметы и под.
Инструкцию по созданию распоряжения и постановлений можно прочитать тут.
Пример постановления отчетно-выборной конференции можно найти тут.

Такой вид документов встречается чаще всего в деятельности нашей организаций: именно положения помогают участникам мероприятия понимать, что за событие будет проходить и какие критерии участия в нем. Шаблон положения можешь найти в этом документе, читай комментарии к каждому разделу (это твоя шпаргалка).
Хорошим примером является положение корпоративного конкурса «Команда РСМ»

Это документы, которые оформляются при заседании структур местной организации: в них отражаются суть и итоги заседания (например, протоколы конференции, общего собрания, Совета МО, контрольно-ревизионной комиссии МО и т.д.).
Инструкция, как оформлять протокол, находится тут.

Пример оформленного протокола можно найти тут.
Данный пример основан на протоколе заседания Совета МО перед отчетно-выборной конференцией, но ты можешь менять пункты повестки в зависимости от тематики заседания. Подробнее об отчетно-выборной конференции можно найти ниже в этом ключе.

Мы подготовили для тебя шаблоны для договоров с подрядчиками и различными организациями в зависимости от специфики услуг. Тебе они понадобятся для ведения финансово-хозяйственной деятельности, особенно если твоя местная организация РСМ зарегистрирована как юридическое лицо и открыла счет в банке.

На данном собрании важно:

• Согласовать дату и место ОВК;
• Согласовать количество делегатов: это представители, которые направляются на ОВК. Количество зависит от того, какая у тебя структура МО. Например, если в организации более 100 человек и имеются первичные группы РСМ, то от первичной группы РСМ выдвигаются делегаты согласно квоте. Например, по 3-5 человек от Первичный групп РСМ. Количество определяется Советом. Если в структуре МО нет первичных групп РСМ, тогда это общее собрание всех членов МО РСМ. Делегатами могут быть только члены РСМ. Важно: ОВК считается правомерной, если на ней присутствует более 50% делегатов, поэтому если у тебя проходит общее собрание, проследи, чтобы собралось не менее половины всех членов РСМ, состоящих на учете в местной организации. Это так называемый кворум для принятия решений.
• Выдвинуть кандидатуры председателя МО на новый срок, причем это может быть и председатель прошлого срока. ОВК проходит и в этом случае тоже.

С примером протокола данного собрания можно ознакомиться тут.

Условно это программа проведения конференции, то есть перечень вопросов, которые будут подниматься. Повестку можно формировать из запросов местной организации, и она может изменяться до момента, пока ее не утвердят голосованием на ОВК. Пример повестки можно найти тут.

Стоит сообщить руководителю региональной организации о проведении ОВК, пригласить его, сообщить о повестке ОВК. Сделать это можно с помощью официального письма.

Им нужно провести собрания и выбрать нужное количество делегатов на ОВК, направить протоколы собраний и список делегатов за 2 недели до ОВК. В случае общего собрания важно оповестить всех членов РСМ МО о предстоящей ОВК и составить список делегатов на основании получения оповещений о подтверждении участия.

Пригласи партнеров МО, руководителя региональной организации РСМ и почетных гостей из числа администрации, отделов администрации, с которыми МО плодотворно сотрудничает в проектно-программной деятельность, личностей, которые внесли вклад в организацию и иных партнеров. Если у твоей местной организации есть попечительский совет, обязательно пригласите и его состав.

Есть хорошая традиция – делать вступление в ряды РСМ на ОВК. Это отличная площадка, на которой новые члены РСМ могут увидеть организацию изнутри. О том, как проводить выступление и как к нему подготовиться, можно найти в ключе «Потенциальная работа с членами РСМ».

Запроси резюме кандидатов, а также программу развития МО на ближайшие 4 года. Программа кандидата включается в себя: цель организации на данный срок, задачи по достижению этой цели, количественные и качественные показатели по истечении срока работы. По данной ссылке ты можешь найти пример презентации программы Ковалева Мирослава Дмитриевича — председателя Пятигорской городской общественной организации «Союз Молодежи Ставрополья».

Если у вас функционирует попечительский совет, стоит организовать встречу кандидата и попечительского совета для обмена опытом.

Включи делегатов, почетных гостей и других. В регистрационной форме вставить колонку с номерами членских билетов РСМ для сверки.

Это очень официальное и протокольное мероприятие, но, может быть, исполнение патриотической или молодежной песни поможет твоему событию приобрести динамику.

Мы подготовили для тебя типовой вариант сценария отчетно-выборной конференции. В сценарии говорится о неких «Рабочих органах Конференции». Ниже ты узнаешь об этих понятиях подробнее.

По итогам конференции нужно оформить и подписать протокол и все постановления с решениями, которые были приняты на ОВК. И передать их в региональную организацию РСМ.

Обычно такие ученики приезжают «заряженные» после проектов и программ, на которых открыто транслируется деятельность РСМ: они находят там друзей и «зажигаются» духом сообщества. Поэтому важно после всех мероприятий фиксировать таких «звездочек» и поддерживать их по завершении мероприятия в их начинаниях.

В этом способе действительно нужно постараться, чтобы открытие первичной группы не было фиктивным и вступление в организацию было добровольным. При таком способе важно провести презентацию РСМ интересно и качественно. Предложение, как это можно сделать, ты найдешь в ключе «Работа с потенциальными членами РСМ».

В этом тебе может помочь администрация муниципалитета или отдел образования. Важно, чтобы на этой встрече присутствовали директор образовательной организации, заместитель по воспитательной работе, педагог-организатор. Если открытие первичной группы инициируют обучающиеся, то можно пригласить одного представителя.

На встрече презентовать РСМ, рассказать плюсы открытия первичной группы из документа, о котором мы говорили выше, показать типовое «Положение о первичной группе РСМ» , ответить на интересующие вопросы.

Важно собрать обучающихся старше 14 лет. Об этом можно узнать в ключе «Работа с потенциальными членами РСМ».

О вступлении ты найдешь информацию в ключе «Работа с потенциальными членами РСМ».

На котором присутствует не менее 3 членов РСМ, администрация ОО и представители МО. На данном собрании утверждается положение первичной группы, избираются председатель и совет первичной группы из числа обучающихся.
Важно на этом и последующих собраниях первичной группы вести протокол собрания. Будет хорошо, если к этому моменты вы проведете работу с членами РСМ, выберите кандидата на пост председателя, который на собрании презентует программу деятельности первичной группы.

В него могут входить проекты и программы МО и РО, в которых члены первичной группы могут принять участие, проекты и программы РСМ, которые можно провести на базе образовательной организации.

Приезжать на мероприятие, собирать протоколы, награждать активных представителей РСМ, проводить отчетно-выборные конференции первичной группы, проверять журнал учета членов РСМ первичной группы.